28. Exchange Sync

Der Exchange Kontaktpersonen Sync

Mit den entsprechenden Rechten  haben Sie hier die Möglichkeit, bei individuell bestimmbaren Personen, einen Teil der Personendaten (Telefon, Fax, Handy und EMail-Adresse) aus dem Tesla Business Browser nach Exchange in Ihr persönliches Outlook-Adressbuch zu "kopieren". Welche Daten genau dabei übergeben werden, finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Personen, die Sie auf diese Weise gerne in Outlook wiederfinden möchten, können Sie im Tesla Business Browser über die Aktivierung des Buttons oben links in der Maske "abonnieren".


Exchange Sync - nicht abonniert.jpg= Nicht abonniert für Exchange-Sync (inaktiv, zum abonnieren anklicken)

Exchange Sync - abonniert.jpg= Abonniert für Exchange-Sync, die Daten werden nach Exchange synchronisiert (aktiv, zum beenden des "Abos" anklicken)

Hinweis: Damit auch Bilder synchronisiert werden muss der Tesla Business Browser Dokumenten-Pfad richtig konfiguriert sein. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Systemadministrator.

Achtung: Die Daten werden nur aus dem Tesla Business Browser nach Outlook synchronisiert, nicht anders herum. Sobald Änderungen im Tesla Business Browser vorgenommen werden, werden diese auch in Outlook aktualisiert. Änderungen in Outlook dagegen wirken sich nicht auf den Tesla Business Browser aus. Diese werden jedoch bei Änderungen im Tesla Business Browser wieder überschrieben. In Outlook erkennen Sie eine mit dem Tesla Business Browser synchronisierte Person an dem Hinweis "Theseus Person" in der Notiz des Kontaktes. Diese Bezeichnung kann bei Ihnen abweichend sein, da sie in der ini-Datei mit dem Parameter "NotesTitle" geändert werden kann.


Ist eine Person mehreren Adressen zugeordnet (Firmen- und/oder Privat-Adressen) werden die Daten wie folgt synchronisiert:


1. Geschäftlich: eine nicht als "privat" gekennzeichnete Adresse mit der aktuellsten EMail-Adresse

2. Privat: eine als "privat" gekennzeichnete Adresse mit der neusten EMail-Adresse

3. Geschäftlich: eine nicht als "privat" gekennzeichnete Adresse mit der zweitaktuellsten EMail-Adresse

Bezeichnung in Outlook Bezeichnung in Theseus
Geschäftlich Telefon der Kontaktperson zur 1. Adresse
Fax Geschäftlich Fax der Kontaktperson zur 1. Adresse
Firma Telefon der Adresse zur 1. Adresse
Mobiltelefon Handy der Kontaktperson zur 1. Adresse
Privat Telefon der Kontaktperson zur 2. Adresse
Privat 2 Handy der Kontaktperson zur 2. Adresse
Fax Privat Fax der Kontaktperson zur 2. Adresse
Haupttelefon Telefon der Adresse zur 2. Adresse


Beispiel-Outlook-Visitenkarte von einer mit Exchange synchronisierten Kontaktperson.

Outlook-KPKarte.jpg


Mit einem Doppelklick kann die Karte geöffnet werden.

Outlook-KPKarte bearbeiten.jpg

Die Kontaktpersonen-URL im Outlook Kontakt

Es ist möglich, innerhalb der Outlook Kontakte, das Feld 'Webseite' mit dem Link zur Personenmaske des Kontaktes zu füllen. Dadurch landet man aus Outlook direkt wieder in der passenden Stelle im Tesla Business Browser.

Damit die URL korrekt hinterlegt werden kann muss unter "Mandant > Allgemein" die 'Anwendungs-URL' ihrer Umgebung gepflegt sein. Im Anschluß finden Sie unter dem Punkt 'Webseite' dann die URL zu der Person.

anwendungsurl-pflegen.jpg

Kontakte synchronisieren: von Outlook nach Theseus

Mit entsprechenden Rechten (Tabelle "UserMailServerConfiguration" Spalte "SynchContact" Rechte “Ändern”) können Sie auch noch nicht synchronisierte Kontakte von Outlook in den Tesla Business Browser synchronisieren.

Dazu müssen Sie in den EMail Einstellungen (Kontextmenü – bearbeiten) einen Haken bei „Kontakte synchronisieren“ setzen:

Dabei werden die Kontakte folgendermaßen behandelt:

-Bei genau einem Treffer der Medien in einer existierenden Kontaktperson (ungleich N.N.) wird synchronisiert und zusätzliche Informationen aus dem Outlook-Kontakt (z.B. Geburtsdatum) in die Theseus Kontaktperson ergänzt. (Outlook darf nie Informationen in JT überschreiben, sondern nur hinzufügen!)

-Sobald auch nur 1 Feld zwischen Outlook und dem Tesla Business Browser widersprüchlich ist (z.B. abweichender Vorname oder Abteilung) wird eine neue Kontaktperson im Tesla Business Browser erstellt. Falls es sich bei der Kontaktperson doch um eine Dublette handelt, können Sie diese nachträglich Zusammenführen. Somit gehen nie Informationen verloren.

-Existiert nur genau ein Treffer zur Domain (z.B. Tesla.de) oder Telefon der Firma (Outlook) / Adresse (Theseus) wie z.B. 02131-95151-0 so wird die Kontaktperson in einer existierenden Adresse angelegt.

-Ansonsten wird eine neue Kontaktperson und Adresse angelegt.

Alle durch die Synchronisation neu angelegten Kontaktpersonen werden automatisch für den Exchange-Sync abonniert.

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